What Does Success Look Like? Catalyzing Meeting Intentionality
with AI-Assisted Prospective Reflection

GPT-4로 회의 목적 찾기: MS 연구진이 개발한 혁신적 AI 도우미

마이크로소프트 연구팀이 개발한 미팅 목적 어시스턴트(Meeting Purpose Assistant, MPA)는 생성형 AI를 활용해 직장인들이 회의 전 목적과 도전과제를 명확히 하도록 돕는 혁신적인 기술이다. 연구진은 GPT-4 터보를 기반으로 한 대화형 AI 시스템을 개발하여, 직장인들이 회의의 목적과 성공 조건, 잠재적 장애물을 사전에 성찰할 수 있도록 지원했다. 이 시스템은 참가자들과 개인화된 대화를 통해 회의의 목적을 구체화하고, 대화 내용을 요약하여 실제 업무에 활용할 수 있는 결과물을 제공한다.

연구진은 글로벌 기술 회사의 직원 18명을 대상으로 참여형 프롬프팅 방법론을 사용한 연구를 실시했다. 참가자들은 각자 세 개의 다가오는 회의에 대해 MPA와 상호작용하며 회의 목적과 도전과제를 논의했다. 실험 결과, 참가자들은 회의 목적 명확화, 우선순위 설정, 관점 변화, 준비 개선 등의 긍정적 효과를 경험했다고 보고했다.

무의미한 회의의 주범은 '목적 불분명': AI가 회의 전 성찰을 도와주는 이유

현재 회의 기술은 주로 회의 중이나 회의 후 활동에 초점을 맞추고 있지만, 많은 비효율성과 피로감은 회의의 목적과 관련성에 대한 불확실성에서 비롯된다. 연구진은 회의의 의도성(intentionality)을 높이기 위해서는 회의 전 단계에서의 성찰이 필요하다고 주장했다. MPA는 이러한 문제를 해결하기 위해 개발된 기술 탐구(technology probe)로, 참가자들이 회의 초대나 준비 단계에서 목표와 관련 장애물을 명확히 하고 예상할 수 있도록 지원한다.

연구 결과, 참가자들은 MPA와의 상호작용을 통해 암묵적이고 불명확했던 회의 목표를 명시적으로 표현하게 되었으며, 이는 회의에 대한 정신적 준비와 목적 명확화에 도움이 되었다. 또한 여러 목표를 가진 회의에서는 우선순위를 설정하는 데 도움을 받았으며, 불확실한 요소들을 식별하고 대비책을 고려하는 기회를 얻었다.

AI 요약서 공유했더니 '모두가 토론 주제를 가져왔다': 실제 회의가 바뀐 사례들

MPA의 핵심 기능 중 하나는 대화 내용을 구조화된 형식으로 요약하는 반성 요약(Reflection Summary) 기능이다. 이 요약서에는 회의 목적, 성공 조건, 잠재적 도전과제가 간결한 포인트 형태로 정리되어 있어, 참가자들이 회의 설명이나 채팅 스레드에 복사하여 활용할 수 있다. 연구 결과, 다수의 참가자들이 실제로 이 요약서를 활용해 회의 전 의사소통을 개선했다고 보고했다.

요약서를 공유한 참가자들은 다른 참석자들의 참여도와 책임감이 향상되었다고 확인했다. 한 참가자는 "요약서를 참석자들에게 보냈더니 모두가 토론 주제를 가져와서 매우 효과적인 회의가 되었다"고 후속 설문에서 밝혔다. 또한 회의 목적을 사전에 명확히 함으로써 회의가 주제에서 벗어나는 것을 방지하고 시간을 절약할 수 있었다고 보고했다.

중요하고 불확실한 회의일수록 효과 UP: AI가 가장 필요한 회의 유형은?

연구 결과, AI 성찰 도구가 가장 효과적인 회의는 '중요하고 불확실한' 회의인 것으로 나타났다. 참가자들은 새로운 프로젝트 킥오프, 외부 협력사와의 첫 미팅, 고위 임원과의 회의처럼 결과가 불투명하고 중요도가 높은 회의에서 AI 도우미의 필요성을 가장 크게 느꼈다고 응답했다. 한 참가자는 "불확실성이 많은 회의일수록 도구를 사용하고 싶다. 아직 무엇을 해야 할지 정확히 모르기 때문이다"라고 말했다.

반대로 정기적이고 예측 가능한 팀 회의의 경우 효과가 제한적이었다. 참가자들은 "정기적으로 열리는 회의는 어떤 일이 일어날지 대략 예상할 수 있다"며 AI 성찰의 필요성을 크게 느끼지 못했다고 밝혔다. 또한 회의 주최자보다는 참석자가, 대규모 회의보다는 소규모 회의에서 더 높은 효용성을 보였다. 연구진은 AI 시스템이 회의의 중요도와 불확실성을 자동으로 판단해 성찰 시점과 깊이를 조절하는 기능이 필요하다고 제안했다.

'관계 처방 같은 느낌': AI 성찰 도구가 넘어야 할 3가지 장벽

연구진은 AI 기반 성찰 도구의 효과와 함께 여러 장벽과 한계점도 발견했다. 첫째, 반복적인 회의의 경우 참가자들이 구체적인 목표보다는 회의 시리즈 전체의 목적을 설명하는 경향이 있었다. 둘째, 기술적이고 전문적인 맥락에서는 AI가 충분한 배경지식을 이해하지 못해 유용한 지침을 제공하기 어려웠다. 셋째, 기밀성이 중요한 일대일 회의나 민감한 주제의 경우 참가자들이 구체적인 내용을 공유하기를 꺼다.

또한 일부 참가자들은 관계 구축이 목적인 회의에서 목표를 명시적으로 표현하는 것이 오히려 부정적 효과를 가져올 수 있다고 우려했다. 한 참가자는 "관계가 처방된 것처럼 느껴지는 것을 원하지 않는다"고 언급했다. 연구진은 이러한 사회적 목표의 민감성을 인식하고, 시스템이 이러한 차원을 섬세하게 다룰 필요가 있다고 제안했다.

FAQ

Q: AI 기반 회의 목적 어시스턴트는 어떻게 작동하나요?

A: 회의 목적 어시스턴트는 GPT-4 기반의 대화형 AI로, 사용자와 대화를 통해 회의의 목적, 성공 조건, 잠재적 도전과제를 명확히 하도록 돕습니다. 회의 정보를 미리 입력받아 개인화된 질문을 제공하고, 대화 내용을 구조화된 요약서로 정리해 실제 업무에 활용할 수 있도록 지원합니다.

Q: 이런 AI 도구가 모든 종류의 회의에 유용한가요?

A: 연구 결과에 따르면 중요하고 불확실한 회의에서 가장 효과적입니다. 반복적이고 예측 가능한 팀 회의보다는 새로운 프로젝트 킥오프, 외부 협력사와의 미팅, 고위 임원과의 회의 등에서 더 큰 가치를 제공합니다. 관계 구축이 주목적인 사교적 회의에서는 제한적일 수 있습니다.

Q: AI 회의 도우미 사용 시 개인정보나 기밀성 문제는 없나요?

A: 연구에서는 기업 방화벽 뒤의 자체 서버를 사용하고 회의 데이터를 익명화하여 프라이버시를 보호했습니다. 다만 민감한 내용이나 기밀 정보가 포함된 회의의 경우 사용자들이 구체적인 내용 공유를 꺼리는 경향이 있어, 향후 프라이빗 인터페이스 개발이 필요할 것으로 보입니다.


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