[IT동아]

생성형 인공지능(AI) 기술이 공공기관에도 스며들고 있다. 경기도경제과학진흥원(원장 김현곤, 이하 경과원)은 지난해 ’종이없는 행정’을 정착시켰고, 올해는 직원 대다수가 생성형 AI를 업무 전반의 활용 도구로 쓰고 있다. 이를 통해 확보된 업무 시간은 기업상담과 신규사업 기획 등 본연의 기업지원 업무로 돌린다.

경과원은 지난 9월 직원들의 AI 활용 현황과 업무 효율성을 파악하기 위해, 올해 하반기 AI 교육을 수강한 직원 347명을 대상으로 설문조사를 실시했다.

응답자 125명 중 93%는 ‘생성형 AI를 업무에 활용한다’고 답했다. 매일 활용한다는 응답이 51%, 주 3회 이상은 82%에 달했다. 활용 분야는 문서/보고서 작성, 자료 조사 및 정보 검색, 회의록·자료 요약, 발표자료 제작, 기획 및 아이디어 도출 순이었다.

업무시간 단축 효과의 경우, 응답자 60%가 AI를 활용한 업무의 수행 시간이 기존보다 30% 이상 줄었다고 답했고, 28.8%는 절반 이상 줄었다고 응답했다.경과원은 이렇게 줄어진 업무 시간을 ‘어디에 썼느냐’에 주목했다. 복수응답 결과 ‘자료 검증 및 업무 품질관리 강화’가 61.6%로 가장 많았고, ’신규 사업/정책 개발 및 기획’(28.8%), ‘기업상담 등 대외 지원 업무 강화’(21.6%)가 뒤를 이었다. AI가 제시한 결과물을 그대로 쓰기보다, 직원이 한 번 더 검증하는 데 시간을 들이고 있다.

AI로 확보한 시간, 기업지원 현장으로

경과원은 AI 활용 범위를 ‘내부 행정 효율화’에서 ‘기업지원 서비스 개선’으로 넓히는 중이다.

기업지원 부서는 상담 대상 기업의 산업 동향과 시장 환경을 AI로 분석한다. 해외진출 지원 부서는 국가별 시장 정보와 수출입 통계, 인증제도 등을 조사해 기업의 해외시장 진출을 돕는다.

창업지원 부서 역시 사업계획서 검토와 기업별 지원사업 발굴에 AI를 활용한다. AI가 1차로 정리한 자료는 직원이 직접 검증하고, 기업별 상황에 맞춰 지원 방향을 구체화하는 것이다.

이처럼 AI를 업무에 활용하면서 직원당 하루 평균 2시간가량 업무시간을 줄였으며, 반복 업무에 소비되던 시간을 기업 현장 방문과 상담, 지원사업 사후관리 등에 활용하면서 기업지원 업무에 더 집중할 수 있게 됐다고 경과원은 분석했다.

직원이 생성형 AI로 업무 시스템을 직접 만든 사례도 나왔다. 인사총무팀은 전 직원 교육을 운영하며 반복되는 행정 업무를 줄이기 위해 QR코드 기반 출결관리 시스템과 교육 수강신청 시스템을 자체 개발했다.

이전에는 참석자가 종이 명부에 출석 여부를 직접 기재하고, 담당자가 이를 다시 정리해야 했다. 지금은 참석자가 QR코드를 스캔하면 출결 정보가 자동으로 기록·집계된다. QR코드는 10초마다 바뀌도록 설계해, 화면을 캡처해 다른 사람에게 보내는 식의 대리 출석도 막았다.

교육 신청 방식도 바뀌었다. 온라인 설문으로 신청을 받던 방식에서 벗어나, 직원이 교육 일정과 잔여 정원을 확인하고 직접 신청하도록 했다. 정원이 찬 과정은 대기 신청을 해두면 결원이 생길 때 자동으로 등록되고, 수료증 발급도 시스템에서 처리한다.

이들 시스템을 전문 개발자가 아닌 담당 직원이 생성형 AI를 활용해 직접 만들었다는 것. 경과원 인사총무팀 관계자는 “교육 신청과 출결관리, 수료증 발급까지 수작업으로 처리하던 업무를 자동화하면서 행정 부담이 크게 줄었다”고 말했다.

’종이없는 행정’에서 ’AI 행정 혁신 2.0’으로

경과원의 행정혁신은 2024년 ’종이없는 회계 행정’에서 출발했다. 회계 업무에 전자문서 기반 업무체계를 전사 도입해, 종이문서 생산과 출력 절차를 줄였다. 이 성과로 2025년 ’경기도 공공기관 우수정책평가’에서 최우수상을 받았다. 2024년 말 도입한 생성형 AI 기반 기업지원 플랫폼 ’경기기업비서’도 장려상을 받았다. 경기기업비서는 기업이 AI 검색과 맞춤형 추천으로 자금·기술·수출 등 지원사업을 찾을 수 있도록 만든 플랫폼이다.

경과원에 따르면 이 행정 혁신으로, 2025년부터 올해 9월까지 A4용지 약 47만 장을 아꼈다. 용지 구입비와 프린터 컬러 출력비로 환산하면 약 7600만 원의 예산 절감 효과다.

올해 이후로 생성형 AI를 접목해 혁신 범위를 넓히려 한다. 즉 AI 행정혁신은 자료 분석과 반복 업무 자동화로 직원의 업무 효율을 끌어올리는 두 번째 단계다. 경과원은 이를 ’AI 행정 혁신 2.0’으로 발전시켜 행정 효율성과 기업지원 역량을 함께 높인다는 계획이다.

전 직원 대상 AI 교육, 해커톤 통해 AI 업무력 강화

경과원의 AI 행정혁신에는 ’직원의 AI 활용 역량이 곧 조직의 경쟁력’이라는 김현곤 원장의 경영철학이 깔려 있다. 기획재정부 관료 출신으로 경기도 경제부지사를 거쳐 지난해 3월 경과원장에 취임한 김 원장은, 직원들이 AI 기술을 이해하는 데 그치지 않고 실제 업무에 적용하도록 교육과 현장 적용을 강조해 왔다.

이에 올해 하반기 전 직원을 대상으로 생성형 AI 역량강화 교육을 진행했고, 총 347명이 수강했다. 교육은 보고서 작성 같은 기초 활용부터 데이터 분석·시각화, 바이브코딩을 통한 업무 도구 개발까지 실무 중심으로 구성됐다. AI 활용과 직결되는 윤리·보안 문제 교육도 함께 진행했다.

지난 10월에는 직원들이 직접 AI 업무 도구를 개발하는 ’2026 GBSA AI 해커톤’도 개최됐다. 전 부서에서 14개 팀, 42명이 참가해 실제 행정 업무에 쓸 수 있는 AI 기반 도구를 선보였다.

대상은 ’Rabbit²’팀에게 돌아갔다. 이 팀은 기업지원사업의 제출서류 대조부터 평가점수 산출, 성과분석까지 한 번에 처리하는 AI 기반 평가업무 자동화 도구를 개발했다.

담당자가 수작업으로 분류하던 서류와 평가자료 정리를 자동화해 업무 효율화 가능성을 보여줬다는 평가다. 경과원은 이 도구를 실제 기업지원사업에 적용하기 위해 기능을 고도화하고 있으며, 현장 검증을 거쳐 업무에 활용할 계획이다.

해커톤에서 발굴한 다른 도구들도 지속적으로 개선하고, 현장 적용 가능성이 높은 우수사례는 다른 부서로 확대할 예정이다.

대외적으로 경과원은 경기도와 함께 조성 중인 ’AI 혁신클러스터’를 기반으로 ’경기도 AI 멤버십 기업’을 모집해, 도내 기업에 공용 업무공간과 글로벌 빅테크 연계 교육·컨설팅, AI 에이전트 플랫폼 활용 교육 등 인공지능 전환(AX) 프로그램을 지원하고 있다. 조직 안에서 먼저 AI를 활용하며 쌓은 경험이, 기업의 AI 도입을 돕는 지원 역량으로 이어지는 구조다.

김현곤 원장은 “AI 행정혁신은 직원들의 역량 강화에서 시작된다”며 “지속적인 AI 교육으로 직원들의 업무 전문성을 높이고, 반복업무를 줄여 확보한 시간을 기업상담과 정책기획에 집중함으로써 도내 기업이 체감할 수 있는 지원 서비스를 확대하겠다”고 말했다.

IT동아 이문규 기자 (munch@itdonga.com)