드롭박스가 전자서명 솔루션 ‘헬로사인(HelloSign)’을 한국 시장에 정식 출시했다. 국내 기업은 이제 헬로사인이 제공하는 간편한 전자서명 기능을 한국어로 이용할 수 있다.

드롭박스는 헬로사인을 네이티브 기능으로 지원하므로, 드롭박스를 사용하면서 전자서명을 위해 다른 도구를 열 필요가 없다. 드롭박스 환경에서 문서를 전송하거나 날인할 수 있고, 모든 과정이 완료되면 서명된 문서 사본이 자동으로 드롭박스 공간에 저장된다. 헬로사인은 마이크로소프트 워드, PDF확장자 파일과도 매끄럽게 호환된다.

대면 비즈니스가 어려운 오늘날, 디지털 전환(Digital Transformation)은 선택이 아닌 필수가 됐다. 헬로사인은 종이와 펜을 사용하던 수기서명을 전자서명으로 대체해 중요한 비즈니스 계약을 빠르고 안전하게 진행하도록 지원한다. 헬로사인은 문서 작업과정을 디지털 전환시켜 길고 복잡한 기존 방식을 쉽고 단순한 새로운 방식으로 대체한다.

▲ 드롭박스에서 헬로사인으로 전자서명을 완료한 화면 예시

헬로사인을 사용하면 판매 계약서, 제안서, 구매 주문서를 그 어느 때보다 빠르게 결재할 수 있다. 전자문서와 전자서명 방식을 이용하면, 관계자의 회신을 수기 방식보다 빨리 받을 수 있고 문서 내용 변경 요청에도 신속히 대응할 수 있다. 따라서 처리 시간을 대폭 단축시킬 수 있을 뿐만 아니라, 모든 과정과 변경사항을 추적할 수 있어 속도와 정확성을 함께 높일 수 있다. 아직 처리되지 않은 단계에 대한 알림 전송 기능은 문서가 빨리 마무리되도록 돕는다. 실제로 소프트웨어 아웃피터스(Software Outfitters)는 헬로사인 도입 후 대출 서류 완료 속도를 80% 높였다.

헬로사인은 수기서명과 달리 문서에 서명해야 할 때나 서명을 요청할 때나 그 과정이 간편하다. 수작업이 대부분 생략돼 계약서 작성 속도가 빨라지고, 문서에 서명하기 위해 계정을 새로 만들 필요가 없어 고객 입장에서도 편리하다. 영업, 마케팅, 재무, 조달 등 서로 다른 여러 팀이 장소의 구애 없이 하나의 문서를 함께 작업할 수 있어 서류 작업에 소요되는 시간도 절약할 수 있다.

▲ 드롭박스에서 헬로사인을 사용해 날인한 화면 예시

한편, 전자서명의 법적효력은 수기서명과 동일하다. 헬로사인과 드롭박스를 사용해 하나의 플랫폼에서 계약 관련 모든 기능을 직관적으로 사용하면, 법적효력을 지닌 문서를 작업하면서도 종이계약서에 할애하던 시간을 본연의 업무에 사용해 효율성을 높일 수 있다.

헬로사인에서는 어떤 디바이스를 사용하든 몇 번의 클릭만으로 서명이 필요한 문서를 신속하게 작성할 수 있다. 그리고 전 세계 어디로든 전송할 수 있다. 드롭박스 환경에서는 다른 도구를 열거나 전환할 필요도 없고, 모든 과정이 완료되면 서명한 문서는 자동으로 드롭박스에 저장된다. 저장 설정을 맞춤화하면 특정 계약서를 드롭박스 내 지정된 위치에 자동으로 저장되도록 할 수도 있다. 헬로사인은 종단간(end-to-end) 암호화와 추적 기능으로 문서가 잘못 전송될 가능성을 사전에 차단한다. 계약의 모든 과정을 투명하게 확인할 수 있어 원격근무 팀과 담당자가 보다 간편하고 안전하게 중요한 문서를 작업할 수 있다.

헬로사인은 웹사이트 확인, 전자서명 서비스 이용, 사용법 읽기 등 서비스 전과정에 한국어를 포함한 21개의 언어를 지원한다. 누구나 헬로사인 웹 앱, 헬로사인 API, 세일즈포스용 헬로사인 환경을 익숙한 언어로 설정할 수 있고, 그 안에서 문서를 전송하고 관리할 수 있으며, 서명 요청을 받은 사람 또한 자신이 선호하는 언어 환경에서 서명을 진행할 수 있다.

헬로사인은 관리자가 계정 내 문서를 일괄 삭제하거나 선호하는 클라우드 스토리지에 일괄적으로 동기화하도록 지원한다. 관리 콘솔에서 헬로사인 계정의 문서 더미를 때에 따라 또는 정기적으로 삭제하도록 설정할 수 있고, 일괄 삭제(Bulk Delete)와 일괄 동기화(Bulk Sync) 기능을 사용하면 드롭박스 또는 다른 데이터 스토리지 플랫폼에 있는 문서를 쉽게 중앙집중관리(centralize)할 수 있다. 일괄 삭제와 일괄 동기화 기능은 현재 엔터프라이즈 플러스(Enterprise Plus) 요금제에서만 지원한다.

헬로사인은 사용자 데이터를 안전하게 보호하기 위해 플랫폼을 개발하고 유지하는 모든 과정에 엄격한 보안 정책을 적용한다. 헬로사인의 모든 사용자 정보는 암호화되며, 비밀번호는 추가적인 해시(Hash) 및 솔트(Salt) 과정을 거친다. 사용자는 OAuth와 SAML 기반의 안전한 싱글사인온(Single Sign-On, SSO)을 사용할 수 있다. 헬로사인은 2단계 인증을 사용하며, 서명 전 문서와 서명 후 문서를 비교해 문서 조작 또는 누락 증거를 제공한다. 또한, 헬로사인은 국제표준인 SOC 2 Type II, ISO 27001, ISO 27018 컴플라이언스를 준수한다.

헬로사인에 대한 자세한 정보 또는 이용 안내는 웹사이트 또는 한국 공식 리셀러 맥플러스(cloud@macplus.co.kr)와 소프트플러스(sales@softpm.co.kr)에 문의하면 된다. 국내 드롭박스 공식 리셀러를 통해서는 헬로사인 엔터프라이즈와 헬로사인 엔터프라이즈 플러스 모델을 구독할 수 있으며 연간 비용은 사용자당 각 32만원, 48만원이다. 헬로사인은 구글 크롬(Google Chrome), 마이크로소프트 엣지(Microsoft Edge), 파이어폭스(Firefox), 사파리(Safari)를 지원한다.

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