[IT동아 김영우 기자] 코로나19 사태의 장기화는 비대면 업무의 활성화로 이어졌다. 기업이나 공공기관은 물론, 교육기관에서도 원격회의나 재택근무, 원격수업이 이루어지고 있다. 다만 온라인 화상회의만으로는 원활한 업무 진행이 어려운 경우도 분명히 있다. 이를테면 여러 팀원들이 문서를 함께 보며 업무를 진행하거나 각자의 일정을 공유해야 자주 상황도 발생한다. 줌(Zoom) 등의 온라인 회의 소프트웨어, 혹은 카카오톡 등의 메신저 만으로는 부족함을 느낄 수밖에 없다.

그래서 최근에는 화상회의나 메신저, 캘린더, 파일 저장소, 온라인 공유 문서 등의 기능을 하나의 플랫폼으로 융합, 체계적인 비대면 업무 진행이 가능하도록 돕는 클라우드 기반 협업 솔루션이 주목받고 있다. 이번에 소개할 NHN의 두레이(Dooray!)가 대표적인 사례 중 하나다.

다양한 플랫폼의 지원, 부담 없는 도입 조건

두레이는 윈도우 및 맥OS 기반 데스크톱이나 노트북, 그리고 안드로이드 및 iOS 기반 모바일 기기 등 다양한 플랫폼을 지원한다. 데스크톱용 전용 소프트웨어나 모바일 앱을 제공하며, 특히 데스크톱 환경에선 소프트웨어 설치 없이 웹브라우저 만으로도 프로젝트나 메일, 캘린더, 드라이브, 메신저 등을 비롯한 대부분의 주요 기능을 이용할 수 있으므로 다양한 환경에서 협업이 가능하다.

NHN 두레이 서비스는 사용자 수나 서비스 종류(메신저, 프로젝트, 메일 등), 그리고 상품 패키지 종류(베이직, 비즈니스 등)에 따라 이용 요금이 달라진다. 메신저를 제외한 프로젝트나 메일 서비스 등은 유료이지만 최초 30일간 무료 이용기간이 제공되므로 그동안 이용해보고 계속 사용여부를 결정해보자. 참고로 중소벤처기업부의 ‘K-비대면 바우처 플랫폼’을 이용하면 두레이 올인원 패키지의 요금을 90% 할인 받을 수 있다.

모든 것의 시작, 프로젝트 생성

우선 두레이 웹사이트를 통해 새로운 조직 계정을 생성, 도메인 관리자 계정을 생성한 후 원하는 만큼의 팀원들을 초대하자. 이메일을 받은 팀원들은 전용 링크를 통해 계정 생성 및 앱 다운로드 등의 과정을 간단히 진행할 수 있다.

가장 먼저 할 일은 ‘프로젝트’ 생성이다. 몇 번의 마우스 클릭을 통해 프로젝트 이름과 설명, 기한 등을 지정할 수 있다. 이후, 멤버 관리 메뉴로 들어가 해당 프로젝트와 관련된 멤버를 삭제하거나 관리자로 승격시킬 수 있으며 특정 목적에 맞는 멤버를 모아 그룹을 설정하는 것도 가능하다.

그 후에는 구체적인 업무를 등록한다. 새 업무 버튼을 클릭해 업무를 등록하는 과정에서 이와 관련된 프로젝트 목록을 선택할 수 있다. 그리고 제목 및 담당자(복수 지정 가능), 기한 등을 지정하게 되는데, 이 과정에서 해당 업무와 관련된 파일의 첨부도 가능하다. 참고로 업무 제목을 제외한 나머지 사항은 필수 입력사항이 아니므로 다양한 상황에 유동적으로 대응이 가능하다. 각 업무에 댓글을 달아 소통할 수도 있다.

프로젝트와 업무 종류가 너무 많아지면 정확한 진행 상황을 파악하기 어려울 수도 있다. 이 때는 보드 기능을 활용하자. 이를 활성화하면 상단 메뉴에 ‘보드’가 추가되고 이를 클릭하면 칸반보드처럼 프로젝트 상태별로 분류된 업무의 목록을 확인할 수 있다. 전반적인 업무의 진행상황을 한 눈에 파악할 수 있으며, 각 업무의 상태를 마우스 조작으로 간단히 변경할 수 있어 편리하다.

협업에 최적화된 화상회의와 메신저 서비스

이렇게 프로젝트 및 업무를 등록했으면 본격적인 이용에 들어갈 수 있다. 두레이에는 조직원들의 협업을 위한 다양한 기능을 제공한다. 대표적인 것이 ‘화상회의’ 기능이다. 최대 30명이 참여할 수 있으며 두레이에 가입하지 않은 사람이라도 초대해서 함께 회의를 할 수 있다. 회의진행 도중에 문서나 내 컴퓨터 화면, 혹은 보드 등을 공유하고 함께 보면서 협업을 진행할 수 있다.

‘메신저’ 역시 유용한 기능이다. 단순한 메시지나 파일을 전달하는 기능 외에 두레이 프로젝트나 메일, 캘린더와 관련한 알림도 받아볼 수 있다. 나를 멘션한 메시지만 바로 확인하거나 파일이나 링크가 포함된 메시지만 검색하는 등의 추가적인 기능을 제공한다. 여러 조직에 참여한 사용자라면 하나의 메신저에 복수의 계정을 등록, 이를 전환해가며 이용하는 것도 가능하다.

그 외에도 두레이 메신저는 다양한 상황에 대응할 수 있는 몇몇 부가 기능도 지원한다. 해외와 소통이 잦은 기업을 위해 실시간으로 영어, 중국어, 일본어 등으로 자동 번역해주는 기능을 지원한다. 그리고 깃허브(GitHub)나 빗버킷(Bitbucket), 젠킨스(Jenkins) 등과의 연동도 지원하므로 개발자가 많은 조직에서도 유용하다. 만약 기본적으로 제공하는 기능 외에 추가적인 기능을 구현하고 싶다면 슬래시 커맨드를 만들어 활용하자. 이를테면 메시지창에 /status를 입력해 자신의 상태를 바꿀 수 있도록 지정할 수 있다.

연동성 뛰어난 메일 서비스

‘메일’ 서비스도 제공한다. 각 조직별로 독립된 메일 주소를 생성해 사용할 수 있다. IMAP을 지원하므로 다양한 상황에서 메일을 온전히 송수신할 수 있고 사용자가 장치를 분실하더라도 안전하게 계정을 관리할 수 있다. 일반 첨부파일은 20MB, 30일까지 보관되는 대용량 파일은 최대 5GB까지 첨부 가능하다. 그리고 보안을 위해 일정 기간이 지난 메일을 자동으로 삭제하도록 설정하는 것도 가능하다. 그 외에도 수신 여부 확인과 발송한 메일의 취소 기능을 지원하며, 메일을 보내 특정 프로젝트의 업무를 등록하거나 담당자를 임명하는 등의 기능도 쓸 수 있다.

참고로 두레이 및 두레이의 메일 서비스를 이용하지 않는 외부인과 협업도 가능하다. 두레이의 업무 메뉴에 외부인의 메일을 담당자로 지정해 업무를 요청하는 경우가 그것인데, 이런 상황에서 해당 외부인이 답변 메일을 보내면 해당 답변이 두레이 내의 업무 항목에 댓글로 입력된다.

간편하게 일정공유, 외부 연동하는 캘린더

전반적인 업무 일정을 확인하고 조율할 수 있는 ‘캘린더’ 서비스도 적극 이용할 만하다. 각 조직원의 일정을 다른 멤버와 공유하거나 위임할 수 있으며, 프로젝트의 일정과 개인의 일정을 함께 보면서 효과적인 일정관리도 할 수 있다. 특히 다른 조직원에게 손쉽게 공유할 수 있는 웹 캘린더 기능에 주목할 만하다. 특정 조직원이 만든 캘린더에 고유의 URL이 부여되는데, 이를 공유 받은 다른 멤버는 웹브라우저에 URL을 입력하는 것 만으로 언제 어디서나 그 일정을 확인할 수 있다.

그 외에도 외부 캘린더와의 연동도 가능하다. 구글 캘린더를 구독해 동기화하는 기능 외에도 국내 서비스로는 드물게 Cal/DAV 연동 읽기/쓰기도 지원한다. 두레이 캘린더 메뉴를 통해 외부 캘린더에서 가져온 iCal 파일을 불러오면 해당 캘린더의 일정이 등록된다.

체계적인 자료의 저장 및 공유 가능한 드라이브 및 위키 서비스

클라우드 저장공간을 통해 업무에 이용하는 각종 파일을 보관하거나 공유할 수 있는 ‘드라이브’ 서비스도 갖췄다. 제공 용량은 신청 패키지에 따라 다르며 단일 파일의 업로드 사이즈는 최대 10GB다. 각 조직원별, 혹은 프로젝트별 파일들을 한 곳에 모아 관리하고 공유할 수 있으며, 문서 파일의 경우는 저장 이력을 기록, 원한다면 이전 버전의 문서로 되돌리는 것도 가능하다. 그리고 폴라리스 오피스 기능을 이용해 드라이브에 저장된 MS오피스나 한컴 문서를 온라인 상에서 직접 편집할 수 있다.

두레이를 통해 각종 업무를 수행하다 보면 회의록이나 기획서 등을 비롯한 각종 업무용 파일을 메일로 주고받게 된다. 여러 구성원들이 참고해야 할 이런 내용들을 함께 작성하고 언제 어디서나 열람할 수 있는 ‘위키’ 서비스도 제공한다. 프로젝트 위키를 통해 멤버들은 항상 최신의 문서를 유지 및 공유할 수 있다. 문서 내용을 변경할 때 이전의 버전의 내용도 자동 저장되며 일부 구성원이 탈퇴해도 문서는 계속 위키에 남기 때문에 유용한 정보를 잃지 않는다. 일반 텍스트 기반의 마크다운 에디터를 이용해 편집하기 때문에 다른 형식의 문서로 변환하는데도 용이하다.

텍스트 문서도 클릭 몇 번하면 파워포인트처럼

참고로 이러한 마크다운의 특징을 활용, 두레이 내의 텍스트 문서를 마치 파워포인트처럼 변환해 발표 자료로 쓰는 기능도 있다. 방법은 간단하다. 변환하기를 원하는 텍스트 문서를 열람하면서 우측 상단 메뉴에 있는 ‘발표모드’를 클릭하면 된다. 해당 문서를 꾸밀 수 있는 몇 가지의 테마가 제공되며 이를 클릭하기만 하면 해당 텍스트 문서가 마치 파워포인트로 작성된 발표자료처럼 변환되어 화면에 표시된다. 디자인 변환뿐 아니라 자동으로 목차를 생성하거나 마우스 커서를 레이저 포인터처럼 쓸 수 있게 하는 부가 기능도 제공되므로 편하게 발표 준비를 할 수 있다.

그 외에도 두레이는 연락처를 손쉽게 등록하고 관리할 수 있는 ‘주소록’ 서비스도 제공한다. 아웃룩 등의 다른 주소록 서비스에서 이용하던 연락처를 CVS나 vCard 규격으로 저장해두면 이를 가져올 수 있다. 연락처를 메일에 첨부하거나 조직원들에게 공유하는 등의 연동 업무도 가능하다.

비대면 시대를 위한 종합 패키지

두레이(Dooray!)는 NHN의 기업용 업무 지원 서비스인 토스트 워크플레이스(TOAST Workplace)의 기능 중에서 온라인 협업에 최적화된 것들을 선별, 별도로 브랜드화한 패키지 서비스다. 이런 특성 때문에 최근 코로나19 사태로 인해 주목도가 크게 높아진 비대면 업무에 절묘하게 잘 어울린다. 워낙 다양한 기능을 제공하기 때문에 기존의 화상회의 솔루션이나 메신저 소프트웨어 등을 완전하게 대체 가능하며, 각 서비스별 연동성도 뛰어나 비대면 상태에서도 높은 업무 효율성을 기대할 만하다. 사내 업무 시스템의 온라인화, 비대면화를 위한 토털솔루션을 원하는 기업이라면 도입을 고려할 만하다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)