종이문서를 디지털 파일화 하는 스캔 작업은 과정 자체가 상당히 번거롭다. 종이를 스캐너에 올려 놓아야 하고 스캔한 문서를 빼고 새문서를 넣은후 다시 스캔하는 작업을 반복해야 한다. 저장된 파일을 일목요연 하게 정리하는 것도 결코 쉬운일이 아니다.

한두장 스캔을 하는 개인의 경우 번거로운 작업이긴 하지만 시간이 많이 들지 않기 때문에 복합기 등에서 제공하는 스캐너를 사용해도 무방하다. 그에반해 몇십장의 문서를 스캔해 디지털 파일화 해야 할 경우 노동력 뿐만 아니라 많은 시간이 소요되어 업무 효율성이 크게 저하될 수 있어 기업에 특화된 전문 스캐너를 사용해야 한다.

한 장씩 종이를 교체해 가며 사용해야 하는 평판 스캐너와 달리 기업용 스캐너의 경우 자동급지 장치를 지원해 편의성을 높였으며 스캔 시간도 대단리 빨라 짧은 시간에 많은 양의 페이퍼를 디지털 파일로 만들 수 있다. 뿐만 아니라 일목요연하게 PDF 파일로 만들 수 있어 추후 문서관리도 용이하다.

이번에 리뷰를 진행 할 ScanSnap iX2500 는 기업을 위한 프리미엄 문서 스캐너로 45ppm 의 압도적인 스캔 속도를 자랑해 빠른 시간에 대량의 페이퍼를 디지털 파일로 변환할 수 있다. 상단에서 언급한 것과 같이 최대 100매 급지가 가능한 ADF 지원으로 편의성을 높였으며 양면 동시 스캔이 가능해 서적등도 빠르게 스캔할 수 있다.

5형 대화면의 터치 디스플레이를 장착해 편의성을 높였으며 USB 연결 뿐만 아니라 Wi-Fi 6 연결도 지원해 노트북이나 스마트폰과 연결해 스캔을 실행할 수 있다. 뿐만 아니라 안정적인 급지를 위해 브레이크 롤러 기술을 적용했으며 초음파 다중급지 센서가 용지 겹침을 감지해 스캔 누락 가능성을 줄여준다.

말씀드린 부분 이외에도 일반 스캐너에서는 지원하지 않는 다양한 기능이 제공되는 것을 확인할 수 있었다. 리뷰를 통해 디자인 및 특징을 살펴보고 어떤 기능이 제공되는지 자세히 살펴보도록 하자.

후지쯔는 2022년 스캐너 전문기업 PFU 의 지분 80%를 리코에 매각했다. 현재 PFU 는 리코의 자회사이며 기존 후지쯔에서 출시되던 스캐너 시리즈는 리코에서 출시되고 있다. 참고로 리코는 사무기기 전문 제조사에서 디지털 서비스 기업으로 전환을 추진중이며 PFU 인수를 통해 문서처리 자동화 및 클라우드 연계 서비스를 강화하고 있다. PFU 는 세계 업무용 이미지 스캐너 시장에서 50% 이상의 점유율을 보유하고 있다.

리뷰를 진행하는 ScanSnap iX2500 최상급 모델로 화이트와 블랙 2종으로 구성되어 사용환경과 사무실 등의 인테리어 톤에 맞춰 선택할 수 있으며 상단에서 언급한 것과 같이 PC나 노트북 뿐만 아니라 전용앱 지원으로 스마트폰 에서도 손쉽게 스캔작업을 할 수 있다.

구성품의 모습으로 본체를 비롯해 영수증 및 명함 급지장치, 퀵 매뉴얼이 제공되며 전원 어댑터와 케이블, USB 케이블이 포함된 것을 확인할 수 있다. (저장된 PDF 파일을 손쉽게 편집할 수 있도록 Kofax Power PDF Standard 프로그램 시리얼도 제공한다.)

292 x 161 x 152mm 의 크기와 3.5Kg 의 무게를 지원한다. 거대한 크기로 많은 공간을 차지하는 평판스캐너나 복합기와 달리 크기가 상당히 작아 협소한 책상공간에 손쉽게 설치해 사용할 수 있으며 무게도 가벼운 편으로 쉽게 들고 이동할 수 있다.

기업에 특화된 모델로 화려함과는 거리가 있는 것을 확인할 수 있다. 화사한 화이트 컬러와 중후한 블랙 컬러에 마감 완성도가 뛰어나 고급스러운 느낌을 주며 사용하지 않을 때 에는 사진과 같이 상판을 덮어둘 수 있어 내부에 먼지등이 유입되는 것을 미연에 방지할 수 있다.

전면부의 모습으로 접이식 커버가 설치된 것을 확인할 수 있다. 커버를 열면 대기 상태에 있던 기기가 작동을 시작해 불필요한 전력 소모를 최소화 할 수 있다.

커버 상단이 늘어나 A4 등의 용지를 자연스레 올려둘 수 있으며 하단 용지함에는 스캔 용지의 사이즈를 자유롭게 조절할 수 있는 가이드가 설치되어 있다. (한손으로 간편하게 간격을 조절할 수 있도록 설계되었다.)

도입부에서 강조한 것과 같이 자동급지 장치 (ADF)가 설치되어 많은 문서를 손쉽게 스캔할 수 있으며 1장을 스캔하는 평판스캐너나 10 여장을 올려둘수 있는 일반 스캐너와 달리 최대 100장의 문서를 올려두고 스캔 작업을 할 수 있다. 특히 느린 속도로 다량의 문서 스캔시 답답함을 유발하는 일반 제품들과 달리 45ppm의 단면 스캔과 90ipm 의 양면스캔 속도를 지원해 초고속으로 스캔작업을 완료할 수 있다.

뿐만 아니라 겹쳐 들어가는 문서를 감지해 누락 가능성을 줄여주는 초음파 다중급지 센서가 설치되어 있고 비스듬히 들어가는 문서가 있으면 동작을 멈춰 문서 손상을 방지하는 보호 기능이 제공된다. (원본이나 재발급이 어려운 문서를 스캔할 때 꼭 필요한 기능이다.)

보급형 스캐너와 달리 영수증과 명함등 작은 크기의 문서를 손쉽게 스캔할 수 있도록 전용 가이드를 제공된다. 사진과 같이 장착할 수 있으며 스캔 작업을 통해 영수증과 명함의 정리작업시간을 최소화 할 수 있다. (가이드가 장착된 상태에서도 ADF에 50장을 올려둘 수 있다.)

내부를 쉽게 오픈할 수 있어 유지보수가 용이하다. 단방향으로 센서가 설치된 일반 스캐너와 달리 양쪽에 센서가 설치되어 초고속 양면스캔이 가능하며 빠른 급지를 위해 롤러가 장착된 것을 확인할 수 있다. 참고로 이 제품은 종이가 한 장씩 안정적으로 급지될 수 있도록 브레이크 롤러 기술이 적용되어 오작동으로 인한 시간낭비를 최소화 할 수 있다.

전면에는 5형 대화면 IPS 터치 패널이 설치되어 있다. PC에서 일일이 스캔환경을 변경해야 하는 대부분의 스캐너와 달리 스캐너에서 대부분의 설정을 변경해 스캔작업을 할 수 있다. 또한 화면의 스캔 아이콘을 눌러야 했던 전작과 달리 확연한 피드백을 구현하기 위해 별도의 스캔버튼이 제공되는 것을 확인할 수 있다. (가장 많이 사용되는 기능이니 만큼  버튼방식을 적용해 직관성을 높인점이 아주 마음에 든다.)

하단부의 모습으로 롤러가 장착되어 스캔되어진 문서를 원활하게 배출해 준다. 또한 스캔작업을 마친 용지가 가지런히 정리될 수 있도록 받침대가 설치된 것도 확인할 수 있다. 사진과 같이 휘어진 형태로 구성되어 추후 스캔된 용지를 정리하는 것이 무척 용이하다.

후면부의 모습으로 도난 방지를 위한 시큐리티 홀을 비롯해 (고가의 제품이며 작은 크기로 쉽게 들수 있다. 오픈된 장소에서 사용할 경우 반드시 켄싱턴 락으로 잠궈두기 바란다.) 전원 단자, PC나 노트북 연결을 위한 C타입 단자가 설치된 것을 확인할 수 있다. 특히 USB 2.0을 지원하는 보급형 모델들과 달리 USB 3.2 Gen1 (하위호환) 을 지원해 초고속 스캔 작업을 원활하게 실행할 수 있다.

바닥면의 모습으로 미끄러짐을 방지하는 것은 물론 스캔중 발생할 수 있는 진동을 억제하기 위해 사방에 고무패드가 부착된 것을 확인할 수 있다.

액세서리의 모습으로 전원 어댑터와 케이블을 비롯해 USB 케이블과 명함 & 영수증 가이드가 제공되며 PDF 편집 S/W 시리얼과 퀵 매뉴얼, 설명서를 지원한다.

일반 스캐너를 압도하는 빠른 스캔속도와 작은 크기로 공간 활용성을 높인점이 인상적이었다. 이번에는 지원 기능을 살펴보고 다양한 테스트를 통해 성능을 확인해 보도록 하자.

테스트를 위해 iX2500을 책상에 설치한 모습으로 디자인 부분에서 강조한 것과 같이 많은 공간을 차지하지 않았다. 복사기나 복합기 등과 달리 협소한 책상 등에 쉽게 설치해 사용할 할 수 있을 것이다.

포털 사이트에서 리코를 검색해 홈페이지에 들어가면 전용 S/W ScanSnap Home을 다운로드 받을 수 있다. (반드시 설치해야 하는 필수 프로그램 이다.)

드라이버와 S/W를 설치하고 USB 케이블로 기기와 PC를 연결해 주면 작업이 완료된다. (프로그램 설치중 기기 펌웨어 업데이트도 진행되는 것을 확인할 수 있었다.) 초보자도 쉽게 셋팅할 수 있을 만큼 쉽게 구성된 것이 인상적이었다.

프로그램을 실행한 모습으로 스캔을 위한 전용창이 활성화 되어 파일형식 (JPG or PDF) 과 컬러, 스캔면, 화질 등을 설정할 수 있다. 스캔이 진행되면 퀵매뉴가 활성화 되어 저장 위치와 연동 대상을 선택할 수 있다. (폴더 저장은 물론 이메일 전송이나 MS팀즈, 원노트 등 다양한 서비스 연동을 지원한다.)

스캔이 최종적으로 파일로 저장되면 전용창이 활성화 된다. 결과물이 중앙에 표시되며 스캔 기록 및 기본 정보 등이 표시되는 것을 확인할 수 있으며 스캔 문서를 더블클릭 하면 뷰어가 실행되어 파일화된 문서를 쉽게  확인할 수 있다.

전용 프로그램 뿐만 아니라 스캐너에서 다양한 기능을 지원해 원하는 대로 셋팅하고 스캔작업을 진행할 수 있다. 다양한 사용자나 디바이스가 연결되어 있을 경우 손쉽게 선택해 스캔작업을 할 수 있고 (연결했던 노트북과 PC, 스마트폰이 정상 등록된 것을 확인할 수 있다.) 유지보수와 스캐너 설정, 무선설정 등의 다양한 메뉴를 제공한다. (참고로 무선연결의 경우 스캐너와 디바이스 직접 연결 뿐만 아니라 공유기를 이용한 연결도 가능하다. 필자는 공유기를 통해 무선연결 테스트를 진행했다.)

스캔 기능을 테스트 하고 있는 모습으로 전용 버튼 하나만 누르면 알아서 기기가 작동해 사용법이 상당히 간편했으며 일반 스캐너를 압도하는 빠른 속도를 보여주어 대량의 종이를 빠르게 디지털 파일로 만들 수 있었다. 초기 구동시간이 있는 일부 제품과 달리 버튼을 누르면 바로 작동했으며 ADF를 지원해 다량의 문서 스캔이 무척 용이했다. 최대 100장의 문서를 올려둘 수 있어 책 등을 스캔해야 할 경우 일반 제품들과는 확연한 성능차를 경험할 수 있을 것이다. (동영상을 참고하기 바란다. 스탑워치와 함께 촬영해 속도를 충분히 확인할 수 있을 것이다.)

가장 뒤에 있는 용지부터 스캔이 진행되어 스캔 작업을 마치면 처음 용지를 올려둔 상태를 유지해 일일이 용지를 정리할 필요가 없다. 또한 고속 스캔작업에서도 용지걸림이나 이상현상 없이 자연스럽게 기기가 구동되는 것도 확인할 수 있었다.

이 제품은 4개의 화질설정을 지원해 파일용량이나 디테일 등을 고려해 스캔작업을 할 수 있다. 상단의 사진은 모드별 스캔원본의 모습으로 옵션이 높아질수록 뭉개짐이 없어지고 디테일이 살아나는 것을 확인할 수 있다. (파일 용량은 화질이 좋을수록 커진다.) 단순 확인용으로 경우 일반 모드로도 충분하지만 중요 문서 스캔이나 자세하게 확인해야 하는 문서의 경우 옵션을 우수나 매우우수로 설정하기 바란다.)

디자인 부분에서 강조한 것과 같이 종이가 들어가는 양쪽에 센서가 부착되어 ADF 에서도 양면스캔이 가능하며 컬러도 자동 인식해 스캔시 반영한다. 특히 설정을 통해 컬러 문서도 회색톤으로 스캔할 수 있어 용도에 따라 파일을 만들 수 있다. (속도나 디테일은 동영상을 참조하기 바란다.)

디자인 부분에서 확인한 것과 같이 명함과 영수증 스캔을 위해 가이드를 제공한다. 간단하게 장착해 사용할 수 있으며 다량의 명함을 손쉽게 스캔할 수 있었다. 스캔으로 만들어진 파일은 빠른 속도로 PC에 저장되었으며 일목요연하게 정리되는 것을 확인할 수 있었다. 명함관리에 신경써야할 회사원 이라면 유용하게 활용할 수 있을 것이다. (굳이 뒷면을 스캔할 필요가 없을 경우 단면으로 설정하고 스캔하기 바란다.)

영수증도 손쉽게 스캔할 수 있다. 특히 일반 영수증 뿐만 아니라 길이가 긴 영수증의 스캔도 가능해 업무 등으로 사용된 비용을 정리하는 것이 무척 수월하다. (경리나 회계관련 직원이 사용하면 일일이 영수증을 공책에 붙이는 수고를 덜 수 있으며 파일화 되어 관리도 간편하다.)

유선 연결이 힘든 디바이스 에서도 손쉽게 사용할 수 있도록 Wi-Fi 연결 기능을 제공한다. 상단에서 언급한 것과 같이 공유기 등과 연결해 사용하는 AP 연결을 지원하며 스캐너와 디바이스가 직접 연결되는 Wi-Fi 다이렉트 기능도 지원한다. (셋팅은 상당히 간편하다. 노트북에 전용 S/W를 설치한 후 순서에 따라 진행하니 자연스레 무선 연결이 완료 되었다.)

무선 스캔 테스트를 진행하고 있는 모습으로 딜레이가 전혀 없는 유선연결과 달리 약간의 딜레이가 발생하긴 했지만  정상적으로 작동하는 것을 확인할 수 있었다. 이동이 많아 노트북을 사용하는 유저들도 사무실에서 iX2500을 사용하는데 전혀 어려움이 없을 것이다.

스마트폰이나 태블릿PC 등에 업무관련 앱을 설치해 사용하는 유저들이 유저들이 늘어나고 있다. 이동성이 완전히 보장되기 때문에 어디서나 자료를 확인하고 실행할 수 있는점은 PC나 노트북 대비 차별화된 장점이라 할 수 있다. 스토어에서 ScanSnap 으로 검색해 전용앱을 설치한 후 연결해 주면 스캔된 파일이 스마트폰으로 저장되어 쉽게 자료를 확인할 수 있다.

스마트폰의 스캔 버튼을 누르면 iX2500에서 스캔 작업이 시작되어 파일이 스마트폰으로 저장되는 것을 확인할 수 있었다. 무겁고 관리가 힘든 종이문서를 들고 다닐 필요없이 스마트폰으로 어디서나 편하게 정보를 확인할 수 있을 것이다.

정기적으로 보내야 하는 전자문서가 있어 스캔 기능을 자주 사용하는데 작업을 할 때마다 특유의 번잡함 때문에 스트레스를 받곤 한다. 스캔양이 적어 복합기의 스캔기능을 사용하고 있지만 작업할 양이 많았다면 망설이지 않고 스캔전용 기기를 구입했을 것이다.

리뷰를 진행한 ScanSnap iX2500 는 업무 효율성을 높일 수 있는 기특한 사무기기라 말씀드리고 싶다. 번개같이 빠른 스캔속도로 대량의 페이퍼를 스캔작업 해야할 때 작업시간을 획기적으로 줄여줄 수 있으며 최대 100장 급지가 가능한 ADF 지원으로 편하게 작업을 할 수 있다.

사용방법도 대단히 간편하다. 자동으로 종이를 분석하고 양쪽에 센서가 설치되어 스캔버튼 하나만 눌러주면 알아서 스캔해 PDF 나 JPG 파일로 저장하는 것을 확인할 수 있었다. 사무실에서 고연령층의 경우 전자기기 사용에 부담을 느끼곤 하는데 이 제품은 워낙 사용방법이 간편해 누구나 쉽게 활용할 수 있을 것이다.

한 대의 PC에만 유선으로 연결해 사용해야 하는 보급형 모델들과 달리 다양한 디바이스와 연결해 사용할 수 있는점도 아주 매력적이다. 사용자 전환 기능을 제공해 회사의 팀원과 가족 구성원이 필요에 따라 선택해 사용할 수 있다. 또한 무선연결을 지원해 노트북이나 스마트폰 사용자 들도 편하게 기기를 활용할 수 있다.

전용 S/W를 제공해 사용성을 높인점도 칭찬하고 싶다. 종합 문서관리 S/W인 ScanSnap HOME 을 통해 문서나 영수증, 명함 등을 손쉽게 관리할 수 있으며 스마트폰을 위한 전용앱 지원으로 손쉽게 스캔환경을 셋팅하고 스캔을 통해 PDF 파일화해 저장할 수 있었다.

종이를 일일이 바꿔주고 저장된 파일을 하나씩 분류하다 보면 30분이 훌쩍 넘어 갈텐데 이 제품을 사용하면 3분 이내에 깔끔하게 정리할 수 있다. 많은 종이문서를 스캔해야 하거나 불필요한 작업을 최소화 해 업무 효율성을 높이고 싶은 기업에게 추천한다. 기존 스캐너와는 속도나 편의성에서 확연한 차이를 경험할 수 있을 것이다.