[구글앱 활용하기] '업무 관리'를 위한 구글 주소록 쓰기

2020.12.31. 02:14:22

1,321 2

[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

구글 주소록

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. (주)성안당 신간<직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

구글 주소록에 사용자 등록하기

구글 주소록에 연락처를 입력하자. 먼저 구글 홈페이지 첫 화면에서 프로필 이미지 바로 왼쪽 ‘구글 앱’ 버튼을 누른 뒤 ‘주소록’을 선택한다. 주소록 화면이 나타나면 왼쪽 메뉴에서 ‘연락처 만들기’ 버튼을 선택한다.

연락처 만들기 버튼을 누르면 팝업 메뉴가 뜬다. 팝업 메뉴에서 ‘연락처 만들기’를 선택한다. '새 연락처 만들기’ 대화상자가 나타난다. 연락처를 추가하려는 사용자의 이름과 소속, 이메일과 연락처를 입력한 다음 ‘저장’ 버튼을 누른다.

입력한 연락처 정보를 확인하는 대화상자가 뜬다. 틀린 정보가 없다면 ‘닫기’ 버튼을 누른다. 주소록을 보면 방금 입력한 사용자가 있다. 연락처로 마우스 커서 위치를 옮기면 연락처를 즐겨찾기하거나 수정/삭제하는 메뉴가 생긴다.

그룹을 분류하기 위한 라벨 만들기

연락처가 많으면 집단으로 구분해서 저장하는 편이 좋다. 특정 집단의 연락처만 저장하거나, 그 집단에게 한꺼번에 메일을 따로 보낼 수 있기 때문이다. 구글 연락처에서는 라벨 기능을 이용해 집단을 구분한다. 주소록 페이지 왼쪽 목록에서 ‘라벨 만들기’를 선택한다. 라벨 만들기 대화상자가 나타나면 그룹명을 입력한 다음 ‘저장’ 버튼을 누른다. 예시로 ‘편집부’를 입력했다.

연락처에서 같은 집단으로 만들 사용자 이름 옆 체크박스를 전체 선택한다. 그 다음 바로 위 메뉴에서 ‘라벨 관리’ 버튼을 누른다. 방금 만든 ‘편집부’ 이름이 메뉴에 나타난다. ‘편집부’를 선택한 다음 ‘적용’을 누른다.

특정 집단에 속하는 사용자 연락처만 나타나게 하는 방법도 있다. ‘편집부’에 속하는 사용자의 체크박스를 선택하고 ‘라벨 관리’ 버튼을 누른다. 팝업 메뉴가 나타나면 ‘편집부’를 선택하고 ‘적용’ 버튼을 누른다. 왼쪽 메뉴에서 라벨 옵션에 해당 집단 이름을 누르면 집단에 속한 사람만 나온다.

특정 집단 주소록을 선별하여 공유하기

특정 집단에 속한 사용자 연락처만 따로 저장해서 다른 사용자에게 공유하자. 연락처를 파일로 저장한 다음 해당 파일을 구글 드라이브에 저장한다. ‘내보내기’ 기능을 이용해서 특정 집단 연락처를 공유해보자. 왼쪽 메뉴에서 ‘내보내기’를 선택한다.

‘연락처 내보내기’ 대화상자가 나타나면 연락처 팝업 버튼을 선택한 다음 공유하려는 연락처 집단을 선택한다. 다음 형식으로 내보내기 옵션에서 내보내려는 파일 형식을 선택한다. 예제는 구글 스프레드시트 파일 형식인 ‘Google CSV’ 항목을 선택한 다음 ‘내보내기’ 버튼을 누른다. 연락처 파일을 CSV 파일로 내려받았다. 내려받은 파일을 구글 드라이브에 저장하기 위해 ‘구글 앱’ 버튼을 클릭한 다음, ‘드라이브’를 선택한다. 연락처 파일을 마우스로 끌어 구글 드라이브에 옮긴다.