안녕하세요.

다나와 커뮤니티 막내운영자입니다.

AI 구독료는 매달 나가는데,

내 업무는 왜 그대로일까요?

분명 일을 좀 편하게 하려고 결제했는데

어디서부터 어떻게 맡겨야 할지 몰라

직접 하는 일이 더 많고.

그냥 분석해줘. 아이디어줘. 문장 다듬어줘만 하고

창을 닫으신다고요?

그래서 시작합니다.

막운이의 AI업무노트.

ChatGPT, Claude, Gemini 등 다양한 AI 툴,

업무에 어떻게 써야 할지 막막하셨다면

제가 알려드릴게요!

직장인이 자주 하는 업무에 활용하는 방법부터

알아두면 편한 설정까지,

실무에 필요한 AI 꿀팁만 모아 소개해드릴게요.

(블로그도 계속 해용~)

첫 번째 업무노트는 ChatGPT 초기 설정입니다.

답변 스타일을 내 취향에 맞추고,

업무별로 대화를 정리하고,

반복하는 작업은 스킬로 등록하는 방법까지.

업무에 쓰기 편하도록 하나씩 설정해볼게요.

난이도 하 예상!

 

1. ChatGPT 사용자 지정 지침 설정하기

매번 구구절절 설명만 길~~게 늘어놔서

"결론부터 말해줘", "짧게 써줘"

라고 매번 작성하시나요?

그럼 사용자 지정 지침부터 설정해보세요!

설정 → 개인 맞춤 설정 → 사용자 지정 지침으로 들어갑니다.

저는 구구절절 설명을 늘어놓는 게 싫어서

결론부터 설명하고,

메일은 바로 복사할 수 있는 완성본으로 달라고 적었습니다.

그리고 기획 업무를 자주 하는데,

이 때 사용된 자료들의 신뢰성을 보기 위해

확인이 필요한 사항들을 미리 체크할 수 있도록 설정했어요.

뭘 적을지 모르겠다면

평소 자주 고쳐달라고 했던 부분부터 넣어보세요.

직업에는 담당 업무를 적고,

별명이나 추가 정보는 필요할 때만 채우면 됩니다.

2. ChatGPT 프로젝트, 업무별로 나눠 쓰기

SNS 문구, 콘텐츠 기획안, 이벤트 안내문.

여러 채팅에서 이것저것 작성하다 보면

필요한 내용을 다시 설명하고...

시간만 더 소비되는 느낌이 드셨죠?

저는 SNS, 커뮤니티 콘텐츠,

이벤트 기획과 운영 등의 업무를 하고 있어서

업무별로 프로젝트를 나눠두면 편합니다.

예를 들어 SNS 프로젝트에는

채널별 말투와 게시글 작성 기준을,

이벤트 프로젝트에는 행사 일정과

참여 방법을 모아두는 식입니다.

같은 업무를 이어서 하면서

배경이나 작성 기준을 자꾸 설명하고 있다면,

프로젝트로 묶어두면 좋습니다.

프로젝트 옆 ‘+’를 눌러 이름을 정합니다.

이번 예시는 ‘업무 메일 도우미’입니다.

다른 대화와 맥락을 분리하고 싶다면

‘프로젝트 전용’ 메모리를 선택할 수 있습니다.

프로젝트를 만든 뒤 오른쪽 위

‘…’ → ‘프로젝트 설정’을 누릅니다.

지침에는 이 업무에서 지킬 기준을 적습니다.

개인 맞춤 설정에 공통 답변 취향을 넣었다면

여기에는 메일이나 보고서처럼 특정 업무의 규칙을 넣는 겁니다.

저는 정중한 존댓말을 쓰되,

불필요한 인사는 줄이고

요청 목적과 기한을 분명하게 적도록 설정했습니다.

메일마다 “너무 딱딱하지 않게, 그렇다고 가볍지도 않게”

설명할 필요를 줄이는 거죠.

이제 보낼 상황을 입력합니다.

배너 시안이 아직 오지 않아

금요일까지 전달 가능한지 확인하는 메일을 요청했습니다.

제목과 본문이 나왔습니다.

다음에는 같은 프로젝트에서

새 채팅을 열고 다른 메일을 요청하면 됩니다.

내용은 바뀌어도 작성 기준은 그대로 활용할 수 있습니다.

구글 계정으로 지피티를 가입한 경우,

지메일과 연동해 바로 보내기 기능도 사용할 수 있습니다.

3. ChatGPT 스킬 등록으로 보고서 양식 재사용하기

보고서 양식, 자주 쓰는 말투, 이미지 스타일.

매번 같은 기준을 설명하고 있다면

스킬로 등록해두면 편합니다.

예를 들어 주간보고서 템플릿, 같은 템플릿으로 블로그 작성, 같은 스타일의 콘텐츠 이미지를 만드는 규칙 등을 저장해둘 수 있습니다.

이번에는 가상의 주간보고서를 예시로, 새 업무 내용을 넣어 디자인과 구성을 재사용해볼게요!

프로젝트 지침과는 뭐가 다를까요?

프로젝트 지침에는

“이 프로젝트에서는 정중한 말투로 작성해줘”처럼

업무 전반에 적용할 기준을 넣습니다.

스킬에는

“업무 내용을 항목별로 정리하고,정해진 보고서 양식에 넣어 PDF로 만들어줘”처럼

특정 작업의 순서와 양식을 묶어두는 식이죠.

자료를 첨부하고 이렇게 요청했습니다.

“이 자료의 디자인을 분석해서 week-report라는 이름의 스킬로 저장해줘.”

이 작업은 Work에서 진행하는 것을 권장드려요.

스킬 생성부터 적용까지 해주거든요!

사용한 모델은 GPT-6 Astra Light입니다.

*높은 모델 사용하지 않아도 됨

Chat에서 요청할 경우,

스킬 파일 제작은 가능하지만

바로 사용할 수 있도록 적용은 안 해줍니다.

이제 스킬을 사용해볼게요.

 ‘/week-report’와 새 업무 내용을 입력했습니다.

기존 디자인과 구성 템플릿에

내용을 교체해달라고 적었습니다.

새 업무 내용이 담긴 보고서가 나왔습니다.

매번 양식을 첨부하고 설명하는 일을 줄이는 데 활용할 만하겠죠?

완성된 파일은 이전 내용이 남았는지

수치와 배치가 맞는지 확인하면 됩니다.

 

매번 같은 말을 덧붙이고 있다면,

자주 쓰는 기준부터 설정해두세요.

말투는 맞춤 설정으로, 업무는 프로젝트로,

반복 작업은 스킬로 정리하면 됩니다.

딱 5분만 투자해서 시간 줄여보자구요!!

오늘은 자주 하는 업무 하나만 골라 적용해보세요.

다음 업무노트에서도 실무에 필요한 AI 꿀팁으로 돌아오겠습니다!

AI를 활용한 업무 중에 궁금하신 점이 있다면

댓글로 알려주세요 :)

제가 직접 해보고 핵심 정보만 소개해드릴게요.

감사합니다. 막내운영자였습니다.

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