[IT동아]직장인들이 이메일을 주고받을 수 있도록 전 세계적으로 많은 이메일 클라이언트(이메일을 주고받을 수 있게 해주는 프로그램)가 이용되고 있습니다. 대표적인 이메일 클라이언트로 마이크로소프트 아웃룩(Outlook)과 구글 지스위트(G suite)를 들 수 있습니다. 중견기업 또는 대기업은 설치형 클라이언트인 아웃룩을, 중소기업과 스타트업은 웹 클라이언트인 지스위트를 선호하고 있습니다.

직장인의 업무 효율을 높이기 위해 아웃룩과 지스위트 사용 팁을 준비했습니다. 이번에는 지스위트에 이어 아웃룩 사용 팁을 알아보도록 하겠습니다.

마이크로소프트 아웃룩(Microsoft Outlook)은 메일, 일정, 연락처, 작업, 메모를 통합해서 관리할 수 있는 설치형 프로그램입니다. 이점에서 웹 브라우저에서 이용하는 지스위트와 차이가 있습니다.

아웃룩은 전자우편 클라이언트 기능을 기본적으로 지원하며, 달력, 일정 및 연락처 관리, 메모, 업무 일지 기능도 함께 제공합니다. 단독으로도 실행할 수 있고, 조직 내의 다중 사용자를 위한 공유 사서함, 달력과 공용 폴더 및 회의 시간 배치 등의 향상된 기능을 이용할 수 있도록 마이크로소프트 익스체인지 서버와 연결해서 사용할 수도 있습니다. 지난 1998년 처음 출시된 이래 9번의 업그레이드를 거쳐, 현재는 아웃룩 2016이 가장 최신 버전입니다. 이번 설명은 아웃룩2016을 기준으로 이루어 집니다.

'중요 받은 편지함'으로 업무 메일과 기타 메일을 구분하자

중요 받은 편지함을 활용하면 사용자는 중요한 내용이 담긴 이메일에만 집중할 수 있습니다. 중요 받은 편지함은 받은 편지함을 중요, 기타 등 두 개의 탭으로 구분하는 기능입니다. 업무 관련 내용이 담겼거나 업무상 누군가와 자주 주고받은 이메일은 중요 탭에 저장되고, 나머지 이메일은 기타 탭에 저장됩니다. 둘을 언제든지 손쉽게 확인할 수 있도록 아웃룩 2016이 깔끔하게 정리해줍니다.

중요 받은 편지함은 메뉴 상단의 [보기] 탭에서 [중요 받은 편지함 표시]를 클릭하면 이용할 수 있습니다. 기능을 활성화하면 사서함 맨 위에 중요 탭과 기타 탭이 나타납니다. 중요 받은 편지함을 활성화해도 기타로 전자 메일이 들어왔다는 알림을 받을 수 있습니다.

할 일 모음 창(Alt+V+B)으로 업무 효율 상승

할 일 모음 창은 아웃룩에 기록되어 있는 일정, 작업, 연락처 정보 등을 한눈에 파악할 수 있는 기능입니다. 자신의 스케줄을 효과적으로 관리하길 원하는 직장인들에게 유용한 기능입니다.

할 일 모음 창은 아웃룩 상단 메뉴에서 [보기] 탭> [레이아웃] 그룹> [할 일 모음]을 선택하면 화면 우측에 활성화됩니다. Alt+V+B 키를 동시에 눌러 불러낼 수도 있습니다. 할 일 모음 창은 기본적으로 활성화되어 있지 않기 때문에 그 유용성에 대해 잘 모르는 사용자들이 많습니다. 개인적으로 가장 좋아하고 많이 활용하는 기능인만큼 이 글을 읽는 독자분들도 꼭 활성화해서 이용해보시길 바랍니다.

할 일 모음 창은 플래그(깃발) 기능과 함께 이용함으로써 그 효과가 배가됩니다. 받은 편지함에 특정 시기까지 처리해야 할 이메일이 있다면 플래그를 꽂아보세요. 그러면 플래그를 꽂은 이메일이 할 일 모음 창 작업 목록에 나타나게 됩니다. 해당 업무를 처리한 후 플래그를 완료 처리함으로써 특정 스케줄을 놓치지 않고 제때 처리할 수 있습니다.

필요한 내용을 빠르게 찾는 방법

아웃룩을 사용하던 도중 컨트롤+E를 누르면 ‘검색 상자’로 바로 이동할 수 있습니다. 이를 통해 간단한 정보를 검색할 수 있습니다. 컨트롤+시프트+F를 누르면 ‘상세하게 찾기 대화상자’로 이동합니다. 이를 통해 더 자세하게 정보를 검색할 수 있습니다.

아웃룩은 검색어를 입력할 때 사용자가 자주 이용한 단어를 추천 단어로 제공해 검색어 입력에 따른 번거로움을 없애줍니다.

중복 이메일을 자동으로 정리하는 방법

여러 사람과 업무 관련 이메일을 주고받다 보면 중복되는 이메일이 스레드(특정 주제로 묶인 이메일이나 게시물의 모음)에 섞입니다. 이를 일일이 찾아내서 삭제하는 것은 시간 낭비입니다. 바쁜 직장인을 위해 아웃룩은 중복되는 이메일을 하나만 남기고 삭제해주는 기능을 갖추고 있습니다.

중복되는 이메일을 삭제하려면 특정 이메일을 선택한 후 홈> 삭제> 정리에 들어가 대화 정리, 폴더 정리, 폴더와 하위 폴더 정리 등 세 가지 명령어 가운데 하나를 실행하면 됩니다. 선택한 이메일과 동일한 이메일을 찾아서 자동으로 삭제해줍니다.

'대화 정리'는 대화 내역(스레드)에서 중복 이메일을 삭제해주는 기능이고, '폴더 정리'는 현재 폴더 전체에서 모든 중복 이메일을 삭제해주는 기능입니다. '폴더와 하위 폴더 정리'는 현재 폴더의 이메일과 그 하위 폴더의 이메일까지 모두 삭제해주는 기능입니다.

서명을 첨부하려면?

서명은 개인과 회사를 상대방에게 알리기 위해 이메일 가장 하단에 붙이는 문서와 이미지입니다. 잘 만든 서명은 개인과 회사의 품격을 높여줍니다. 서명에는 보통 회사명, 연락처, 주소, 기타 비즈니스 특이 사항 등이 담겨있습니다.

아웃룩에서 서명을 추가하려면 아웃룩 옵션> 메일> 서명에 들어가면 됩니다. 깊은 인상을 줄 수 있는 서명을 만들기 위한 보다 자세한 방법은 ‘직장생활 10년 차 기자가 알려주는 비즈니스 이메일 잘 쓰는 법’ 기사를 참고하시길 바랍니다.

상대방이 이메일을 읽었는지 궁금하다면?

이메일은 메신저와 달리 상대방이 보낸 이메일을 읽었는지 확인할 수 있는 방법이 없습니다. 하지만 아웃룩은 이러한 이메일 기술의 단점을 보완하기 위해 상대방이 이메일을 읽었는지 확인할 수 있는 기능을 제공합니다.

상대방이 이메일을 읽었는지 확인하려면 이메일을 보내기 앞서 특정 옵션을 활성화해야 합니다. 파일> 아웃룩 옵션> 메일> 추적에 들어가 '받는 사람의 전자메일 서버로 메시지를 배달했는지 확인' 옵션과 '받는 사람이 메시지를 읽었는지 확인' 옵션을 활성화시킨 후 이메일을 보내면 상대방에게 제대로 이메일이 들어갔고, 이메일을 읽었는지 확인할 수 있게 됩니다. 상대방이 이메일을 제대로 받았을 경우 '배달 확인', 읽었을 경우 '읽음 확인'이라고 표시됩니다.

모든 이메일을 이렇게 일일이 확인하는 것은 비효율적입니다. 중요한 이메일을 보내고 해당 이메일만 제대로 상대방에게 전달되었는지 추적할 수 있는 방법도 있습니다. 특정 이메일을 선택한 후 메시지> 옵션> 추적에 들어가 '배달 확인 요청' 또는 '읽음 확인 요청 옵션'을 누르면 해당 이메일을 추적할 수 있습니다.

다만 이 기능은 이메일을 받는 상대방이 익스체인지 서버 같은 마이크로소프트의 이메일 기술을 이용하고 있어야 제대로 활성화됩니다. 즉 사내에선 제법 믿을만하지만, 외부로 보낸 이메일은 제대로 추적하지 못하는 경우가 많습니다. 맹신하시진 않길 바랍니다.

보낸 이메일 회수하기

부장에게만 보내야 할 이메일을 팀원 전체에게 보냈거나, 작성이 마무리되지 않은 이메일을 보냈다면 어떻게 해야 할까요? 이런 경우 보낸 이메일을 회수하는 '메시지 회수' 기능을 이용하면 문제를 해결할 수도 있습니다.

보낸 이메일을 회수하려면 먼저 폴더 창의 보낸 편지함 폴더에 들어가 회수할 이메일을 선택해야 합니다. 해당 이메일을 열고 메뉴 최상단 메시지 탭을 선택한 후 동작> 메시지 회수를 누르면 메시지 회수 팝업창이 나타납니다.

해당 팝업창에는 ‘읽지 않았으면 메시지를 삭제’와 ‘읽지 않았으면 메시지를 삭제하고 새 메시지로 바꿈’ 등 두 개의 메뉴가 있습니다. 둘 중 원하는 설정을 선택한 후 확인을 누르면 보낸 이메일을 회수해올 수 있습니다. (새 메시지로 바꿈을 선택했을 경우 대체 이메일 작성 창이 추가로 나타납니다.)

상대방이 이미 이메일을 읽었다면 이메일 회수가 불가능하니 최대한 빨리 회수하는 것이 좋습니다. 또한 이메일 회수 기능은 같은 익스체인지 서버를 쓰는 사내에서나 통용되는 기술입니다. 만약 외부로 이메일을 발송했다면 보낸 이메일을 회수하지 못할 수도 있습니다.

글 / 마이크로소프트 글로벌 MVP 이희진(srh1004@officetutor.net)