[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. 당사 신간<직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

구글 설문지 시작하기

구글 설문지를 사용해서 다양한 정보를 수집하고 정리할 수 있다. 마케팅/홍보를 위한 사전 설문지를 만들어 사용자 의견을 반영할 수 있으며, 간단한 투표부터 뉴스레터 수신 이메일, 퀴즈 등 정보를 수집한다. 문서와 스프레드시트, 프레젠테이션에서 원하는 형태대로 설문지를 만들어 동료와 공유해보자.

구글 설문지를 실행한 다음, 개인과 기업으로 구분한 설문 기능에서 개인을 선택해서 설문지 홈 화면으로 이동한다. 구글 설문지를 사용하기 위해서 구글 설문지 사이트에 접속한다. 검색 사이트에서 '구글 폼’ 또는 '구글 설문지’를 검색한다. 구글 폼으로 검색해도 'Google 설문지’가 검색 결과로 나타난다. 온라인 설문 조사가 가능하고 무료로 제공한다는 설명이 적혔다.

구글 설문지 사이트에 접속하면 개인과 기업을 구분해서 접속할 수 있다. 기업이라고 해도 개인으로 들어가서 설문 기능을 사용할 수 있고, 'G Suite’를 통해 활용 범위를 더 넓힐 수 있다. 개인으로 선택해서 'Google 설문지로 이동’ 버튼을 누른다. 구글 설문지에 접속하면 구글 문서와 같은 형태로 기본 템플릿이 나온다. 구글 드라이브가 작성한 설문지를 기본 저장한다.

참고로 구글 설문지에 접속할 때는 검색 엔진 주소창에 'https://forms.google.com’ 또는 'https://docs.google.com/forms/’를 입력하고 키보드 엔터 키를 누르는 편이 빠르다.

구글 드라이브에서 간단하게 구글 설문지 시작하기

구글 설문지는 크롬 웹브라우저 '구글 앱’ 기능에서 기본으로 제공하지 않는다. 이 때문에 구글 설문지 기능을 사용하려면 인터넷 주소창에 주소를 직접 입력하거나, 다른 구글 앱에서 설문지로 이동해야 한다. 구글 드라이브는 구글에 있는 모든 문서 종류를 저장하므로 구글 드라이브에서 해당 기능을 사용하는 게 편하다.

구글 설문지를 사용하려면 크롬 웹브라우저에서 프로필 이미지 바로 왼쪽에 있는 '구글 앱’ 버튼을 누르고, '드라이브’ 버튼을 눌러서 구글 드라이브로 이동한다. '구글 앱’ 버튼을 사용하려면 구글 계정에 먼저 로그인해야 한다.

구글 드라이브로 이동하면 크롬 웹브라우저 왼쪽에서 '새로 만들기’ 버튼을 누르고 팝업 메뉴에서 '구글 설문지’를 선택한다. 설문지를 작성하는 페이지로 바로 이동하며 기본 형태 설문지를 작성해서 제공할 수 있다.

'구글 설문지’ 오른쪽에 있는 회색 삼각형 '확장’ 버튼을 누르면, 추가로 팝업 메뉴가 나타나며 '빈 양식’은 기본 형태 설문지를 뜻한다. 그러나, '구글 설문지’와 '빈 양식’ 버튼 모두 같은 설문지를 만드는 페이지로 이동하므로, 일부러 '빈 양식’을 선택할 필요는 없다. 템플릿’ 버튼을 누르면 다양한 템플릿을 볼 수 있다.

스프레드시트에서 구글 설문지 시작하기

업무에서 많이 쓰는 엑셀과 같은 구글 스프레드시트는 구글 설문지와 관계가 깊은 구글 앱이라고 할 수 있다. 구글 설문지 결과 또는 통계를 구글 스프레드시트로 만들어 정리할 수 있기 때문이며, 구글 스프레드시트에서 구글 설문을 삽입할 수도 있다. 구글 스프레드시트에 구글 설문지를 넣는 방법을 알아보자.

구글 스프레드시트를 사용하려면 크롬 웹브라우저 첫 화면 위쪽에서 프로필 이미지 바로 왼쪽 옆에 있는 '구글 앱’ 버튼을 선택하고, 구글 스프레드시트로 이동한다. 스프레드시트로 이동하면 '내용 없음’을 눌러서 새로운 스프레드시트를 만든다. 스프레드시트에 구글 설문지를 적용하려면 '삽입’ 메뉴에서 '양식’을 선택한다.

웹브라우저 새로운 창으로 구글 설문지 화면이 나타난다. 구글 설문을 완성하고 스프레드시트 창을 연다. 스프레드시트를 보면 구글 설문지에 작성한 항목과 답변한 결과가 스프레드시트에 나타난다. 기본 스프레드시트라면 설문지 메뉴가 뜨지 않지만, 설문지를 추가하면 설문지 메뉴가 추가로 적용된다.

스프레드시트에서 설문지를 확인하거나 수정이 필요하다면 '설문지’ 메뉴를 이용할 수 있다. '설문지’ 메뉴에서 '설문지 수정’을 선택한다. 설문지를 수정할 수 있도록 구글 설문지로 이동한다. 설문을 답변하는 화면이 아니라 설문지를 수정하는 화면으로 이동하며 응답 결과도 확인할 수 있다.

구글 문서, 프레젠테이션, 스프레드시트에서 구글 설문지로 이동해서 설문을 작성할 수 있도록 기능을 제공하며, 각각 구글 앱 왼쪽 상단에 있는 '기본 메뉴’ 버튼을 선택하고 나타나는 메뉴에서 '설문지’를 선택해서 구글 설문지 기능을 사용한다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)