[IT동아 강화영 기자] 코로나19 여파로 비대면 업무 방식이 확산됐다. 초반에는 업무 효율에 대한 우려가 있었으나, 반년 이상 적응 기간을 보내니 오히려 직원 만족도가 높아졌다. 지난 9월, 고용노동부 조사에 따르면 재택근무로 업무 효율이 높아졌다는 응답이 '매우 그렇다'와 '그런 편이다'를 합해 66.7%로 나타난 반면, '그렇지 않다'는 응답은 33.3%에 불과했다.

하지만 기업 입장은 다르다. 극복해야 할 문제로 아직 갈길이 멀다. 직원이 업무 시간에 자리를 지키고 있는지, 실제로 일을 하고 있는지 눈으로 확인할 길이 없으니 업무 일지를 쓰게 하는 등 근무 형태 변화를 계속해서 시도한다. '디지털 솔루션'은 기업 입장에서 생기는 직원 관리/의사소통 문제를 해결하고, 직원 입장에서 업무를 편하게 할 수 있게 돕는다.

비대면 업무는 코로나19 종식 이후에도 미래 근무 형태로 자리 잡을 가능성이 높다. 이같은 상황에서 구글은 디지털 솔루션 격인 여러 구글 앱을 무료로 제공하고 있다. 흔히 아는 구글 오피스뿐 아니라 화상 회의 서비스 '구글 미트', '구글 설문', 직장인 교육/평가/피드백을 위한 '구글 클래스룸' 등을 쉽고 간단하게 실무에 활용할 수 있다.

여기서는 업무 환경이 변해도 빠르게 적응하도록 작업 시간은 줄이고, 성과는 높이는 구글 앱 활용 방법을 정리해 설명한다. 당사 신간<직장인 구글 실무/2020.10.13 발간> 본문 내용에서 핵심 사항을 간추렸다.

구글 설문지 만들고 질문 추가하기

구글 설문지를 사용하면 다양한 정보를 수집하고 정리할 수 있다. 마케팅/홍보를 위한 사전 설문지를 만들거나, 간단한 투표부터 뉴스레터 수신 이메일, 퀴즈 등 여러 가지 정보를 수집할 수 있다. 원하는 형식으로 설문지를 만들어 배포하고, 결과를 확인해보자.

구글 설문지에 접속하고 '새 양식 시작하기'에서 '내용 없음'을 선택해 새로운 설문지를 만든다. 왼쪽 위에 설문지 이름으로 저장할 이름을 입력한다. 그 다음, 설문지 목적을 설명하는 데 필요한 내용을 입력한다.

'제목없는 질문'을 눌러 질문을 입력한다. 질문 유형은 오른쪽 목록에서 '객관식 질문'으로 지정한다. 객관식은 답변을 하나만 선택할 수 있다. '옵션 1'을 선택하면 보기를 입력할 수 있다. 추가로 보기를 입력하려면 '옵션 추가'를 선택하고 입력한다. 예시에서는 답변을 포함해 총 4개 보기를 입력했다.

설문을 답변하는 사람이 필수로 설문에 답하게 만드려면, 오른쪽 아래 '필수'에 있는 '토글 스위치'를 선택해 질문을 완성한다.

구글 설문지는 사용자가 질문에 입력한 키워드를 분석해 질문 유형을 자동으로 바꾼다. 설문지 질문을 쉽게 만드는 방법을 공유한다. 우선 질문 오른쪽 메뉴 가장 위쪽에 있는 '질문 추가' 버튼을 누른다. 질문 기본 설정은 객관식이지만, 입력한 질문에 따라 질문 유형이 달라진다. 사용자 이름을 받기 위해 질문에 '이름'을 입력한다. 질문 유형이 자동으로 객관식 에서 단답형으로 바뀐다.

만든 설문지를 공유하기

완성한 설문지는 다름 사람에게 공유해 답변을 받자. 구글 설문지는 기본으로 링크(인터넷 주소)를 제공한다. 이는 블로그, 웹사이트 게시글에 공유할 수 있으며, 이메일로도 보낼 수 있다.

설문지 오른쪽 위에서 '보내기' 버튼을 누른다. 설문지 보내기 대화상자가 나타난다. 전송용 앱 항목 기본 설정은 이메일이다. 받는 사람 이메일 주소를 입력한다. 이메일 주소는 ','로 구분 가능하며, 한 번에 이메일 주소 여러 개도 입력할 수 있다. 이메일 내용에 설문지를 첨부하려면, '이메일에 설문지 첨부' 체크박스를 선택한 다음 '보내기' 버튼을 누른다.

참고로 '이메일에 설문지 첨부'를 선택하지 않으면, 이메일이 설문지 내용을 포함하지 않는다. '설문지 작성' 버튼만 있다. 버튼을 누른 뒤 설문지 페이지로 이동해 답변한다.

웹사이트나 블로그, SNS 등에 구글 설문지를 공유할 경우가 있다. 이럴 때는 링크와 태그를 이용해 설문지를 공유한다. '설문지 보내기 대화상자'에 있는 전송용 앱 항목에서 '링크' 버튼을 선택한다. 링크 주소가 아래에 나타난다. 'ctrl+c'를 눌러 복사하거나, 오른쪽 아래에 '복사' 버튼을 눌러 복사한다. 링크가 길다고 생각한다면, 왼쪽 아래 'url 단축' 체크박스를 선택한다. 그 다음, 원하는 곳에 링크를 붙여넣어 전송한다.

설문 결과 확인하고 스프레드시트로 분석하기

설문 결과는 스프레드시트에서 확인한다. 설문 답변을 확인하기 위해 '응답'을 누른다. 응답 오른쪽에 나타난 숫자는 응답자 수다. '응답'을 누른다. 응답 갯수와 응답에 대한 요약을 확인할 수 있다. 요약 내용은 질문 유형에 따라 결과를 그래프 형태로 보여주기도 한다.

스프레드시트에서 결과를 확인하기려면 질문 오른쪽에서 '스프레드시트에서 응답 보기' 버튼을 선택한다. 구글 스프레드시트에서 질문별로 답변한 결과를 확인할 수 있고, 답변 제출 시간도 나타난다.

글 / IT동아 강화영 (hwa0@itdonga.com)