[IT동아 김영우 기자] 현대인들은 업무를 보며 혹은 소통을 하며 여러 가지 전자문서를 사용합니다. DOC(워드), XLS(엑셀), PPT(파워포인트), HWP(한글) 등 규격도 정말 다양하죠. 그중에서 최근 활용 빈도가 크게 높아진 전자문서 규격 중 하나가 바로 ‘PDF(Portable Document Format)’입니다.

PDF는 어도비(Adobe)사가 개발한 전자문서 파일 규격으로, 어떤 시스템에서 문서를 열더라도 동일한 모양과 형태로 볼 수 있는 것이 가장 큰 특징입니다.

다른 문서 파일은 프로그램/애플리케이션(앱) 버전이나 운영체제에 설치된 글꼴, 화면 해상도 등의 다양한 변수 때문에, 동일한 문서라도 시스템에 따라 다르게 보이곤 합니다. PDF 파일을 사용하면 이런 우려를 덜 수 있죠.

그리고 특정 프로그램이 없으면 PDF 파일을 수정/편집할 수 없으니, 문서 작성자의 의도 왜곡이나 내용 변경 오류 없이 다른 사람들에게 전달하는 데 유용합니다. 그 덕에 상품 소개 카탈로그나 사용설명서 등을 온라인으로 배포할 때 PDF 문서가 자주 사용되고 있습니다.

다만 단점도 물론 있습니다. 파일 용량이 제법 큰 편이라는 거죠. 특히 고품질 이미지가 여럿 들어간 PDF 파일은 용량이 수십 MB를 넘기도 합니다. 이런 고용량 PDF 문서는 전송할 때 시간이 오래 걸리고, 보관 시 저장장치 공간도 많이 차지합니다.

대용량 PDF 문서 용량을 줄이고 싶을 때는 이렇게 하면 됩니다. 여기서는 6.85MB 크기의 홍보 카탈로그 PDF 파일을 압축해 보겠습니다.

어도비 온라인 서비스로 PDF 압축 (PC/모바일 무료 이용 가능)

PDF 파일 용량을 줄이는 가장 간단한 방법은, 어도비사가 제공하는 PDF 압축 서비스를 이용하는 것입니다(PDF 문서 규격은 어도비사가 만들었습니다). 인터넷이 연결돼 있으면 언제 어디서나 사용 가능하며, PC뿐 아니라 스마트폰, 태블릿PC 같은 모바일 기기로도 줄일 수 있습니다.

소프트웨어/프로그램을 따로 설치할 필요 없이 웹브라우저로 작업할 수 있는 데다, 개인 및 기업, 기관 상관없이 모두 무료로 쓸 수 있습니다. 네이버나 구글 등의 포털사이트에서 ‘PDF 압축이라 검색하면 바로 표시되므로 접근도 쉽죠.

‘파일 선택’을 누르거나, 마우스로 파일을 끌어 놓으면 됩니다.해당 사이트에 들어가서, ‘파일 선택’을 누르고 압축하려는 PDF 파일을 찾아 선택합니다. PC라면 해당 파일을 마우스로 끌어서(드래그 앤 드롭) 웹페이지 화면에 가져다 놓을 수 있습니다.

이후 해당 PDF 파일의 압축 수준을 지정하는 선택 창이 뜹니다. ‘높음’과 ‘중간’, ‘낮음’을 선택할 수 있는데, 압축 수준이 높을수록(압축을 많이 하면) 파일 용량은 더 줄어들지만, 그만큼 파일 본문에 들어있는 이미지 품질도 많이 저하되니 주의해야 합니다. 여기서는 ‘높음’으로 설정했습니다.

압축 수준을 높으면 파일 용량은 줄지만 이미지 품질도 저하됩니다.압축 수준을 정하고 ‘압축’을 누르면, 압축 과정을 거쳐 ‘압축된 PDF가 준비됨’이라는 메시지가 뜹니다. 여기서 ‘다운로드’를 선택하면 압축 완료된 PDF 파일을 다운로드할 수 있죠. 6.85MB 용량의 원본 PDF 파일이 1.67MB로 확 줄었습니다.

어도비 온라인 서비스를 통한 PDF 압축은 사용법은 이처럼 간단합니다. 다만 최초 1회 사용 시에는 로그인 없이 바로 사용할 수 있지만, 이후로는 웹사이트 로그인을 해야 합니다. 어도비 계정을 새로 만드는 데(회원가입) 비용이 드는 건 아니지만 번거로운 것은 사실이죠.

참고로, 이와 유사한 PDF 무료 압축 서비스로 ‘스몰PDF(Smallpdf)’도 있습니다. 사용 방법도 어도비 온라인과 거의 비슷합니다. 다만 무료 사용자는 높은 압축률 기능을 이용할 수 없으며(보통 압축률만 가능), 파일 1개 압축 후 5분 정도 기다려야 다른 파일을 압축할 수 있는 제한이 좀 있습니다.

‘알PDF’로 PDF 압축(PC 전용, 개인 사용자만 무료)

어도비나 스몰PDF 같은 온라인 서비스 외에, 특정 소프트웨어/프로그램을 설치해 PDF 파일을 압축하는 방법도 있습니다. 대표적인 것이 이스트소프트 사의 ‘알PDF’입니다.

‘알툴즈’ 홈페이지에서 알PDF 무료 버전을 다운로드, 설치할 수 있습니다. 단 알PDF는 개인 사용자에게만 무료이며, 기업이나 기관이라면 유료 버전을 구매해야 합니다. 아울러 아쉽게도, 모바일 버전은 없고 PC버전만 있습니다.

알PDF 설치 후 실행한 다음, 초기 메뉴 상단에 있는 ‘PDF 최적화’를 선택해 압축할 PDF를 선택합니다. 혹은 ‘파일 열기’를 먼저 선택해 해당 파일을 열고, 상단 ‘도구’ 탭의 ‘PDF 최적화’ 항목을 눌러 PDF 파일 압축을 실행해도 됩니다.

파일의 압축 수준을 설정하는 메뉴가 뜨는데, 이는 어도비 온라인 서비스와 마찬가지로, 압축 수준이 높을수록 용량은 줄어들지만 이미지 품질 저하도 심해집니다. 이번에도 압축 수준은 ‘높음’으로 선택했습니다.

이제 ‘적용’을 누르면 잠시 후 최종 압축된 PDF 파일 용량을 보여줍니다. 6.85MB에서 1.15MB로, 83.21%만큼 파일 용량이 줄어들었네요. 압축된 PDF 파일을 열어 별다른 문제가 없음을 확인하면, 상단 ‘파일’ 탭을 눌러 ‘저장’ 혹은 ‘다른 이름으로 저장’을 선택하면 압축된 PDF 파일이 최종 생성됩니다.

알PDF는 또한, PDF 파일 압축 기능 외에 PDF 문서 편집 기능도 제공해 상당히 유용합니다. 인터넷이 연결되지 않은 오프라인 상태에서도 쓸 수 있으며, 사용하기 위해 계정을 생성하거나 로그인을 할 필요도 없습니다.

다만 앞서 언급한 대로, 현재는 PC에서만 사용할 수 있으며, 개인이 아닌 기업이나 기관은 반드시 유료 버전을 구매해야 합니다.

글 / IT동아 김영우(pengo@itdonga.com)